Sổ liên lạc điện tử là gì? Tính năng, lợi ích và cách sử dụng

Sổ liên lạc điện tử được nhiều trường học sử dụng để hỗ trợ trao đổi thông tin với phụ huynh trong quá trình học tập của học sinh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu sổ liên lạc điện tử là gì, có những tính năng nào, mang lại lợi ích gì và cách sử dụng vnEdu trong thực tế.

1. Sổ liên lạc điện tử là gì?

Sổ liên lạc điện tử là ứng dụng hoặc dịch vụ trực tuyến thay thế sổ liên lạc giấy, giúp kết nối và truyền tải thông tin giữa nhà trường với phụ huynh, học sinh. Thông qua hệ thống này, nhà trường có thể cập nhật thông tin học tập, rèn luyện và các thông báo cần thiết; phụ huynh theo dõi bằng tài khoản được đăng ký hoặc cấp quyền sử dụng.

Tùy hệ thống và phạm vi triển khai của từng nhà trường, sổ liên lạc điện tử có thể cung cấp các thông tin như: điểm số, nhận xét của giáo viên, tình hình chuyên cần, lịch học, thời khóa biểu và thông báo từ nhà trường… Một số nền tảng còn tích hợp thêm các tiện ích như xin nghỉ phép, bài tập, thanh toán hoặc theo dõi sức khỏe học sinh.

Nhờ đó, phụ huynh có thể cập nhật thông tin thường xuyên hơn mà không cần chờ đến các buổi họp phụ huynh hoặc trao đổi trực tiếp với giáo viên. Tuy nhiên, sổ liên lạc điện tử không phải là học bạ điện tử. Hai hệ thống có mục đích sử dụng khác nhau:

2. Tính năng nổi bật của sổ liên lạc điện tử

Sổ liên lạc điện tử tập trung những thông tin phụ huynh cần theo dõi thường xuyên về quá trình học tập và rèn luyện của học sinh. Tùy phạm vi triển khai của từng nhà trường, các tính năng hiển thị có thể khác nhau. Một số tính năng thường gặp gồm:

• Theo dõi kết quả học tập, nhận xét, rèn luyện và tình hình chuyên cần của học sinh. 

• Tra cứu thời khóa biểu, lịch học, lịch thi và thông báo từ nhà trường.

• Theo dõi thông tin sức khỏe, hoạt động và một số nội dung liên quan đến học sinh nếu nhà trường có triển khai.

• Hỗ trợ nhận thông báo và trao đổi thông tin giữa phụ huynh, giáo viên và nhà trường qua các kênh được hệ thống cung cấp.

• Tra cứu trực tuyến theo tài khoản, giúp phụ huynh kiểm tra lại thông tin khi cần.

3. Lợi ích của sổ liên lạc điện tử

Sổ liên lạc điện tử giúp số hóa quá trình trao đổi giữa nhà trường và gia đình, tập trung thông tin và rút ngắn thời gian truyền đạt. 

3.1. Đối với nhà trường

• Chuẩn hóa kênh thông tin tới phụ huynh: Nhà trường có thể gửi thông báo, kết quả học tập và các nội dung liên quan đến đúng tài khoản phụ huynh theo lớp hoặc học sinh.

• Tập trung thông tin để thuận tiện quản lý và tra cứu: Dữ liệu về học tập, chuyên cần, nhận xét và thông báo được lưu trên hệ thống thay vì phân tán qua nhiều kênh.

• Giảm phụ thuộc vào giấy tờ và cách thông báo thủ công: Một số nội dung có thể được cập nhật và gửi trực tuyến, giúp nhà trường thuận tiện hơn trong quá trình truyền tải thông tin thường xuyên.

3.2. Đối với giáo viên

• Tiết kiệm thời gian khi cập nhật và truyền đạt thông tin: Giáo viên có thể gửi thông báo cho lớp hoặc từng học sinh trên hệ thống thay vì phải trao đổi lặp lại qua nhiều kênh riêng lẻ.

• Thuận tiện theo dõi và cập nhật thông tin học sinh: Điểm, nhận xét, chuyên cần và các nội dung liên quan có thể được quản lý tập trung theo lớp được phân công.

• Hỗ trợ trao đổi với phụ huynh có hệ thống hơn: Giáo viên có thể truyền đạt tình hình học tập, rèn luyện và các vấn đề cần lưu ý qua kênh do nhà trường triển khai.

3.3. Đối với phụ huynh

• Chủ động theo dõi quá trình học tập của con: Phụ huynh có thể kiểm tra kết quả học tập, rèn luyện, chuyên cần, lịch học và các thông tin được nhà trường công bố.

• Nhận thông báo từ nhà trường thuận tiện hơn: Các nội dung như nghỉ học, họp phụ huynh, lịch thi hoặc hoạt động của lớp/trường được tập trung trên kênh chính thức.

• Dễ dàng xem lại và trao đổi khi cần: Phụ huynh có thể tra cứu lại thông tin đã được cập nhật và liên hệ giáo viên khi có nội dung cần làm rõ hoặc phối hợp.

4. Ứng dụng sổ liên lạc điện tử vnEdu

vnEdu là hệ sinh thái giáo dục do VNPT phát triển, hỗ trợ nhà trường quản lý thông tin học sinh, giáo viên, kết quả học tập và các hoạt động liên quan. Trong đó, vnEdu cũng đóng vai trò kết nối nhà trường, giáo viên và phụ huynh thông qua các công cụ trao đổi và tra cứu thông tin trực tuyến.

Phụ huynh có thể theo dõi thông tin từ nhà trường qua vnEdu Connect. Một số chức năng của sổ liên lạc điện tử vnEdu hiển thị cho phụ huynh bao gồm:

• Tra cứu kết quả học tập: Xem điểm, nhận xét và một số thông tin đánh giá do nhà trường cập nhật.

• Theo dõi chuyên cần: Kiểm tra tình hình đi học, nghỉ học hoặc điểm danh của học sinh.

• Xem lịch học và thông báo: Theo dõi thời khóa biểu, lịch thi, lịch nghỉ và các thông báo từ lớp hoặc nhà trường.

• Trao đổi thông tin: Phụ huynh nhận tin nhắn, thông báo và phản hồi với giáo viên qua các kênh được nhà trường triển khai.

• Thực hiện một số tiện ích trực tuyến: Tùy phạm vi sử dụng của từng trường, phụ huynh có thể gửi đơn xin nghỉ phép, xem bài tập, thanh toán hoặc sử dụng thêm các tiện ích khác.

Với giáo viên, vnEdu hỗ trợ cập nhật điểm, nhận xét, chuyên cần và các thông tin liên quan đến lớp được phân công; đồng thời giúp truyền tải thông báo tới phụ huynh trên kênh thống nhất. Các chức năng thực tế có thể khác nhau tùy dịch vụ và phạm vi triển khai của từng nhà trường. 

vnEdu Connect hỗ trợ kết nối phụ huynh và nhà trường trên kênh số.

Dưới đây là một số thao tác thường gặp khi phụ huynh và giáo viên sử dụng vnEdu.

5. Hướng dẫn sử dụng sổ liên lạc điện tử vnEdu

Dưới đây là một số thao tác thường gặp khi phụ huynh và giáo viên sử dụng vnEdu. Tên mục và vị trí chức năng có thể thay đổi theo phiên bản ứng dụng, tài khoản và phạm vi dịch vụ nhà trường triển khai. 

5.1. Hướng dẫn sử dụng cho phụ huynh

Phụ huynh chủ yếu sử dụng vnEdu Connect để theo dõi thông tin học tập và nhận thông báo từ nhà trường. Các chức năng được cung cấp có thể khác nhau tùy từng trường.

Cách đăng nhập vnEdu Connect

Bước 1: Mở ứng dụng vnEdu Connect trên điện thoại.

Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập hoặc mã xác thực theo phương thức được hiển thị trên ứng dụng.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, kiểm tra đúng học sinh, lớp và năm học trước khi tra cứu thông tin.

Lưu ý: Nếu không đăng nhập được hoặc tài khoản chưa hiển thị đúng học sinh, phụ huynh nên liên hệ giáo viên chủ nhiệm hoặc nhà trường để kiểm tra thông tin đã đăng ký.

Cách tra cứu điểm trên vnEdu Connect

Để tra cứu điểm trên sổ liên lạc điện tử, phụ huynh thực hiện ba bước sau: 

Bước 1: Chọn đúng học sinh nếu tài khoản đang liên kết với nhiều học sinh.

Bước 2: Mở mục Kết quả học tập và chọn học kỳ hoặc thời gian cần xem.

Bước 3: Kiểm tra điểm, nhận xét và các nội dung nhà trường đã cập nhật.

Lưu ý: Nếu chưa thấy kết quả, phụ huynh cần lưu ý dữ liệu chỉ hiển thị sau khi nhà trường cập nhật và cho phép công bố.

Cách xem bài tập, lịch, thông báo và tin nhắn

Bước 1: Tại trang chủ, mở Bài tập, Thời khóa biểu, Tin nhắn hoặc Thông báo theo giao diện tài khoản.

Bước 2: Chọn đúng học sinh và thời gian; đọc nội dung, thời hạn, yêu cầu của giáo viên hoặc nhà trường.

Bước 3: Nếu không thấy nội dung hoặc chức năng cần tìm, phụ huynh nên liên hệ giáo viên hoặc nhà trường để kiểm tra dữ liệu đã được cập nhật và tính năng đã được triển khai cho tài khoản hay chưa.

Gửi đơn nghỉ phép, thanh toán và dùng tiện ích mở rộng

Ngoài các chức năng tra cứu, vnEdu Connect có thể cung cấp thêm một số tiện ích tùy theo dịch vụ nhà trường triển khai.

Với Đơn nghỉ phép: Chọn học sinh, nhập thời gian và lý do, kiểm tra lại trước khi gửi.

Với Thanh toán: Chọn khoản thu được nhà trường công bố, kiểm tra tên khoản thu, số tiền và thông tin thanh toán trước khi xác nhận.

Với các tiện ích sức khỏe, album ảnh hoặc tiện ích khác: Phụ huynh thực hiện theo hướng dẫn hiển thị trên ứng dụng và phạm vi dịch vụ nhà trường đã kích hoạt.

Cách lấy lại mật khẩu

Khi quên mật khẩu vnEdu Connect, phụ huynh hoặc học sinh mở ứng dụng, nhập số điện thoại đã đăng ký với nhà trường và chọn Đăng nhập qua OTP. Sau khi xác thực thành công theo hướng dẫn trên màn hình, người dùng có thể thiết lập lại mật khẩu để tiếp tục sử dụng tài khoản.

Nếu không nhận được OTP hoặc số điện thoại chưa liên kết đúng với hồ sơ học sinh, hãy kiểm tra kết nối, sóng di động và thông tin đăng ký. Trường hợp vẫn không thể đăng nhập, phụ huynh hoặc học sinh nên liên hệ giáo viên chủ nhiệm hoặc quản trị viên nhà trường để được hỗ trợ.

5.2. Hướng dẫn sử dụng cho giáo viên

Giáo viên sử dụng vnEdu theo tài khoản, lớp, môn học và quyền được nhà trường phân công. Tùy nghiệp vụ và cấp học, giáo viên có thể cập nhật thông tin học sinh, nhập điểm, nhận xét, điểm danh, ghi sổ đầu bài và thực hiện một số chức năng liên quan đến trao đổi với phụ huynh. 

Cách cập nhật thông tin học sinh trên vnEdu

Bước 1: Đăng nhập vnEdu bằng tài khoản giáo viên, kiểm tra đúng đơn vị và năm học.

Bước 2: Mở phân hệ quản lý học sinh, kết quả học tập, sổ chủ nhiệm hoặc chức năng cần sử dụng. 

Bước 3: Chọn lớp, học kỳ và học sinh; cập nhật điểm, chuyên cần, nhận xét hoặc dữ liệu được giao.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin và nhấn Lưu; chỉ công bố hoặc gửi phụ huynh sau khi hoàn tất kiểm tra theo quy trình nhà trường.

Minh họa giao diện nghiệp vụ vnEdu dành cho nhà trường và giáo viên. 

Cách nhập nhận xét, đánh giá

• Bước 1: Truy cập phân hệ nhận xét hoặc đánh giá của lớp được phân công.

• Bước 2: Chọn học sinh, học kỳ hoặc nội dung đánh giá cần cập nhật.

• Bước 3: Nhập nhận xét, đánh giá theo kết quả học tập, rèn luyện và yêu cầu áp dụng tại cấp học.

• Bước 4: Kiểm tra lại nội dung trước khi lưu hoặc thực hiện công bố theo quy định của nhà trường.

Với nội dung đánh giá năng lực, phẩm chất, giáo viên có thể xem thêm cách nhập nhận xét năng lực, phẩm chất trên vnEdu để thực hiện đúng từng bước trên hệ thống.

Cách xuất phiếu liên lạc

• Bước 1: Kiểm tra điểm, nhận xét và các thông tin cần hiển thị trên phiếu đã được cập nhật đầy đủ.

• Bước 2: Mở chức năng xuất hoặc in phiếu liên lạc trong phân hệ được cấp quyền.

• Bước 3: Chọn đúng lớp, học kỳ hoặc đợt cần xuất phiếu.

• Bước 4: Rà soát nội dung và biểu mẫu trước khi xuất, in hoặc phát hành cho phụ huynh.

Nếu không thấy chức năng xuất phiếu liên lạc, giáo viên nên kiểm tra quyền tài khoản hoặc liên hệ quản trị viên nhà trường. Trường hợp cần thao tác chi tiết từ khâu chọn lớp đến kiểm tra phiếu trước khi xuất, có thể xem cách xuất phiếu liên lạc trên vnEdu.

6. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Sổ liên lạc điện tử có mất phí không?

Chi phí sử dụng sổ liên lạc điện tử không có mức chung cho tất cả trường học. Mức phí có thể phụ thuộc vào dịch vụ, hình thức cung cấp và phương án triển khai của từng trường. Phụ huynh nên liên hệ trực tiếp nhà trường để biết mức phí áp dụng.

Câu 2: Phụ huynh không có smartphone có dùng sổ liên lạc điện tử được không?

Phụ huynh không có smartphone có thể dùng sổ liên lạc điện tử nếu nhà trường triển khai thêm hình thức nhận thông tin qua SMS hoặc kênh tra cứu trên web. Với vnEdu, phụ huynh có thể nhận và tra cứu thông tin qua các kênh được nhà trường triển khai; vì vậy nên xác nhận với trường để biết hình thức đang áp dụng.

Câu 3: Không đăng nhập được sổ liên lạc điện tử phải làm sao?

Phụ huynh nên kiểm tra lại tài khoản, mật khẩu, kết nối Internet và phiên bản ứng dụng đang sử dụng. Nếu vẫn không đăng nhập được, hãy liên hệ giáo viên chủ nhiệm hoặc nhà trường để kiểm tra thông tin tài khoản, số điện thoại liên kết và được hỗ trợ khôi phục quyền truy cập.

Câu 4: Không nhận được thông báo từ vnEdu Connect xử lý thế nào?

Trước tiên, phụ huynh nên kiểm tra kết nối Internet và quyền nhận thông báo của vnEdu Connect trên điện thoại. Nếu ứng dụng vẫn không hiển thị thông báo, cần kiểm tra xem tài khoản đã liên kết đúng học sinh hay chưa và liên hệ nhà trường để xác nhận thông báo đã được gửi tới đúng lớp, đúng tài khoản.

Sổ liên lạc điện tử góp phần giúp nhà trường và gia đình trao đổi thông tin về học sinh thuận tiện, tập trung và kịp thời hơn. Với vnEdu, phụ huynh có thể theo dõi kết quả học tập, chuyên cần, lịch học và thông báo; giáo viên có thể cập nhật thông tin học sinh theo lớp và môn học được phân công. Để được tư vấn về vnEdu Connect và phương án triển khai phù hợp, nhà trường có thể liên hệ tổng đài miễn phí 1800 1260 hoặc VNPT tại địa phương.