1. Mã Định Danh ID - "Căn Cước" Của Hợp Đồng Lao Động

Điểm nhấn quan trọng nhất trong quy định mới là việc cấp mã định danh ID duy nhất cho mỗi hợp đồng. Theo đó, mỗi hợp đồng chỉ được cấp 01 mã ID duy nhất và mã này sẽ được giữ nguyên ngay cả khi hợp đồng có phụ lục, sửa đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt.

Ví dụ:  A-26-0000000019

Trong đó:

-           Ký tự chữ: là A hoặc B hoặc C,

Chữ cái A là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026  thông qua các nhà cung cấp dịch vụ Hợp đồng điện tử  bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP;

 Chữ cái B là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động

bằng văn bản giấy;

Chữ cái C là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026

-          Ký tự số:

02 ký tự số đầu tiên là 02 số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID;

10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

 2. Trách Nhiệm Lưu Trữ Và Quyền Lợi Tra Cứu

Hệ thống mới mang lại sự minh bạch và an toàn tối đa cho cả doanh nghiệp và người lao động thông qua các quy định chặt chẽ về lưu trữ và truy cập:

• Thời hạn lưu trữ lên đến 10 năm: Dữ liệu hợp đồng sẽ được lưu trữ an toàn trên Nền tảng trong vòng 10 năm, tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.
• Tích hợp tài khoản VNeID: Cả Người lao động và Người sử dụng lao động đều có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử quốc gia (VNeID) để đăng nhập và tra cứu thông tin hợp đồng một cách nhanh chóng, chính xác.
• Cơ chế bảo vệ người dùng: Trong trường hợp nhà cung cấp eContract gặp sự cố hoặc bị chấm dứt kết nối, họ có nghĩa vụ bắt buộc phải chuyển giao đầy đủ dữ liệu cho Nền tảng để đảm bảo không làm gián đoạn quyền lợi tra cứu của người dùng.

3. Danh Mục Dữ Liệu Chủ Yếu Cần Cập Nhật

Để một hợp đồng lao động điện tử hợp lệ và được cấp mã ID, các bên cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các trường dữ liệu chủ yếu sau:

Tư vấn và hỗ trợ triển khai Hợp đồng lao động điện tử:

Việc tuân thủ lộ trình số hóa hợp đồng lao động là bước đi tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay. Để được tư vấn chi tiết về giải pháp VNPT eContract đáp ứng chuẩn các quy định mới nhất. Đặc biệt, từ nay đến hết 1/7/2026, cam kết không phát sinh chi phí tích hợp nền tảng, chứng thực hợp đồng khi mua các gói cước combo tuân thủ của VNPT.  Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

• Hotline: 1800 1260
• Website: https://vnpt.vn/doanh-nghiep/san-pham-dich-vu/phan-mem-hop-dong-dien-tu-vnpt-econtract/