Liên thông đơn thuốc quốc gia là gì? Hướng dẫn quy trình thực hiện

Liên thông đơn thuốc quốc gia không chỉ là đưa đơn thuốc từ giấy lên môi trường điện tử, mà còn đòi hỏi cơ sở khám chữa bệnh đáp ứng các yêu cầu về tài khoản, phần mềm và kết nối dữ liệu. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các điều kiện cần chuẩn bị và quy trình thực hiện theo quy định hiện hành.

1. Liên thông đơn thuốc quốc gia là gì?

Liên thông đơn thuốc quốc gia là quá trình kết nối và gửi dữ liệu đơn thuốc điện tử từ phần mềm của các cơ sở khám chữa bệnh lên Hệ thống đơn thuốc Quốc gia. Hiểu đơn giản, sau khi bác sĩ kê đơn trên phần mềm của bệnh viện hoặc phòng khám, thông tin đơn thuốc không chỉ được lưu tại cơ sở đó mà còn được gửi lên hệ thống chung của Bộ Y tế để phục vụ quản lý việc kê đơn và bán thuốc theo đơn.

Theo Quyết định 425/QĐ-BYT năm 2025, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải liên thông đầy đủ thông tin đơn thuốc của người bệnh vào Hệ thống thông tin Quốc gia về quản lý kê đơn thuốc và bán thuốc theo đơn (sau đây gọi tắt là Hệ thống đơn thuốc Quốc gia). Cơ sở y tế cần liên thông đơn thuốc ngay sau khi kết thúc quy trình khám bệnh, chữa bệnh đối với người bệnh ngoại trú và trước khi người bệnh ra viện đối với trường hợp điều trị nội trú.

Việc liên thông có sự tham gia của hai nhóm cơ sở với vai trò khác nhau:

• Bệnh viện, phòng khám và các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm cập nhật thông tin cơ sở, thông tin người kê đơn và liên thông thông tin đơn thuốc lên Hệ thống đơn thuốc Quốc gia.

• Nhà thuốc, quầy thuốc và các cơ sở cấp, bán lẻ thuốc có thể sử dụng đơn thuốc điện tử để bán thuốc theo đơn và gửi báo cáo về đơn đã bán theo quy định.

Liên thông đơn thuốc quốc gia kết nối dữ liệu kê đơn tại cơ sở khám chữa bệnh với hoạt động bán thuốc theo đơn tại nhà thuốc, quầy thuốc.

Một điểm cần lưu ý, Hệ thống đơn thuốc Quốc gia không phải là phần mềm kê đơn thay thế HIS hay phần mềm quản lý cơ sở y tế hiện có. Bệnh viện, phòng khám vẫn sử dụng phần mềm của mình để khám bệnh và kê đơn. Tuy nhiên phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và kết nối được với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia để truyền dữ liệu theo chuẩn liên thông của Bộ Y tế.

2. Mục đích của quy định liên thông đơn thuốc quốc gia

Quy định này không đơn thuần là một thủ tục hành chính mới mà nhằm giải quyết nhiều vấn đề tồn tại lâu năm trong quản lý dược phẩm tại Việt Nam.

• Chuẩn hóa quy trình kê đơn và quản lý thuốc: Khi mọi đơn thuốc đều đi qua một hệ thống chung với định dạng, mã liên thông thống nhất, tình trạng đơn thuốc viết tay khó đọc, thiếu thông tin hoặc sai sót trong quá trình cấp phát thuốc sẽ được hạn chế. Bác sĩ và dược sĩ cùng làm việc trên một chuẩn dữ liệu, giảm rủi ro nhầm lẫn giữa các loại thuốc có tên gần giống nhau.

• Nâng cao chất lượng chăm sóc y tế: Dữ liệu liên thông cho phép bác sĩ dễ dàng tra cứu lịch sử kê đơn của bệnh nhân tại cơ sở theo phạm vi quyền truy cập được cấp và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. Từ đó, tránh kê trùng thuốc, điều chỉnh phác đồ điều trị phù hợp hơn,… ngay cả khi bệnh nhân đổi nơi khám.

• Kiểm soát việc sử dụng thuốc tốt hơn: Đặc biệt với nhóm thuốc kê đơn như kháng sinh, thuốc hướng thần,... hệ thống liên thông giúp cơ quan quản lý giám sát số lượng, tần suất kê đơn, hạn chế tình trạng lạm dụng thuốc hoặc mua bán thuốc kê đơn không cần đơn.

• Bảo vệ sức khỏe cộng đồng: Khi việc kê đơn và bán thuốc theo đơn được quản lý chặt chẽ hơn sẽ hạn chế nguy cơ sử dụng thuốc không phù hợp. Điều này cũng góp phần hỗ trợ kiểm soát tình trạng lạm dụng kháng sinh và nguy cơ kháng thuốc.

Việc liên thông đơn thuốc giúp dữ liệu kê đơn và bán thuốc theo đơn được quản lý thống nhất hơn, qua đó hỗ trợ kiểm soát việc sử dụng thuốc trong thực tế.

3. Điều kiện để liên thông đơn thuốc quốc gia

Để việc kết nối diễn ra thông suốt, cả cơ sở y tế và bác sĩ cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau.

• Cơ sở khám chữa bệnh cần có mã liên thông cơ sở do cơ quan quản lý cấp, giúp hệ thống nhận diện chính xác dữ liệu đến từ đơn vị nào, tránh nhầm lẫn khi hàng nghìn cơ sở cùng gửi dữ liệu về một đầu mối.

• Bác sĩ kê đơn cần có mã liên thông người kê đơn riêng và được khai báo trên phần mềm kê đơn của cơ sở. Mỗi mã gắn với mỗi đơn thuốc gửi lên hệ thống để phục vụ truy vết và tra cứu lịch sử kê đơn khi cần.

• Phần mềm đang dùng tại cơ sở phải hỗ trợ kê đơn điện tử và có khả năng kết nối API với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia. Nếu phần mềm cũ không đáp ứng, cơ sở y tế cần nâng cấp hoặc thay thế.

• Hạ tầng kỹ thuật cần đáp ứng yêu cầu về đường truyền Internet ổn định, cấu hình thiết bị phù hợp… để kết nối và trao đổi dữ liệu với hệ thống chung.

Các điều kiện cơ bản để thực hiện liên thông đơn thuốc quốc gia hiệu quả

4. Lợi ích của liên thông đơn thuốc quốc gia

Liên thông đơn thuốc quốc gia mang lại lợi ích cho nhiều đối tượng khác nhau:

• Đối với bệnh nhân: Người bệnh có thể sử dụng mã đơn thuốc điện tử để mua thuốc tại cơ sở bán lẻ có kết nối với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia, hạn chế phụ thuộc vào đơn giấy và giảm nguy cơ thất lạc thông tin đơn thuốc.

• Đối với bác sĩ và cơ sở y tế: Việc liên thông giúp bác sĩ giảm thao tác nhập lại thông tin, dễ kiểm tra các đơn đã kê tại cơ sở và hạn chế sai lệch khi xử lý đơn thuốc. Với cơ sở y tế, dữ liệu kê đơn được quản lý thống nhất hơn, thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và kiểm tra khi cần.

• Đối với cơ quan quản lý: Việc liên thông đơn thuốc giúp cơ quan quản lý nắm bắt được thông tin toàn diện về tình hình sử dụng thuốc. Qua đó, có thêm dữ liệu phục vụ công tác giám sát, kiểm tra, giảm thiểu rủi ro về an toàn thuốc và bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

• Đối với cơ sở bán lẻ thuốc: Nhà thuốc, quầy thuốc có thể tra cứu đúng đơn thuốc điện tử từ mã đơn do người bệnh cung cấp, giúp dược sĩ đối chiếu chính xác tên thuốc, hàm lượng và số lượng trước khi bán. Điều này cũng giúp hạn chế tình trạng bán sai đơn hoặc bán thuốc kê đơn khi không có đơn hợp lệ.

Liên thông đơn thuốc quốc gia mang lại lợi ích cho người bệnh, bác sĩ, cơ sở y tế, cơ quan quản lý và cơ sở bán thuốc

5. Quy trình liên thông đơn thuốc quốc gia

5.1. Quy trình đăng ký và liên thông đơn thuốc lên Hệ thống đơn thuốc Quốc gia

Quy trình đăng ký và liên thông đơn thuốc với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia có thể chia thành 3 giai đoạn chính như sau:

Giai đoạn 1: Đăng ký và phê duyệt tài khoản

• Bước 1 - Khởi tạo tài khoản: Bác sĩ, cơ sở khám chữa bệnh và cơ sở bán lẻ thuốc đăng ký tài khoản trên Hệ thống đơn thuốc Quốc gia để tham gia kê đơn và liên thông dữ liệu.

• Bước 2 - Khai báo thông tin: Các bên bổ sung thông tin theo yêu cầu, như thông tin cá nhân, chứng chỉ hành nghề và thông tin của cơ sở khám chữa bệnh hoặc cơ sở bán lẻ thuốc.

• Bước 3 - Phê duyệt tài khoản: Cơ quan quản lý tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thông tin và phê duyệt tài khoản. Sau khi được xác thực, người dùng mới có thể thực hiện các nghiệp vụ liên quan trên hệ thống.

Giai đoạn 2: Kê đơn và gửi đơn thuốc lên hệ thống

• Bước 4 - Kết nối phần mềm tại cơ sở khám chữa bệnh: Phần mềm HIS hoặc phần mềm quản lý khám chữa bệnh được cấu hình để kết nối với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia. Đây là nền tảng để dữ liệu đơn thuốc có thể được gửi tự động lên hệ thống.

• Bước 5 - Bác sĩ kê đơn điện tử: Sau khi khám, bác sĩ lập đơn thuốc trên phần mềm đang sử dụng tại cơ sở khám chữa bệnh. Thông tin đơn thuốc sau đó được gửi lên Hệ thống đơn thuốc Quốc gia để lưu trữ và phục vụ liên thông.

• Bước 6 - Gửi thông tin đơn thuốc cho người bệnh: Người bệnh được cung cấp thông tin đơn thuốc để sử dụng khi mua thuốc tại nhà thuốc hoặc quầy thuốc.

Giai đoạn 3: Tiếp nhận và thực hiện đơn thuốc tại cơ sở bán lẻ

• Bước 7 - Kết nối phần mềm quản lý nhà thuốc: Cơ sở bán lẻ thuốc sử dụng phần mềm đã kết nối với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia để tiếp nhận hoặc tra cứu thông tin đơn thuốc của người bệnh.

• Bước 8 - Bán thuốc và cập nhật dữ liệu: Nhà thuốc thực hiện bán thuốc theo nội dung đơn đã kê. Sau đó, thông tin về việc thực hiện đơn được cập nhật lên hệ thống theo quy định.

Liên thông đơn thuốc quốc gia giúp thông tin đơn thuốc được lưu chuyển thống nhất giữa bác sĩ, người bệnh, nhà thuốc và cơ quan quản lý

5.2. Cách đăng ký mã liên thông cho cơ sở khám chữa bệnh

Cơ sở khám chữa bệnh thực hiện đăng ký mã liên thông theo các bước sau:

Bước 1: Cơ sở y tế Đăng ký tài khoản

Truy cập cổng đăng ký của Hệ thống đơn thuốc Quốc gia: donthuocquocgia.vn

Chọn “Đăng ký cơ sở khám chữa bệnh”

Cơ sở y tế Điền thông tin Tên đăng nhập và Mật khẩu, sau đó nhấn Đăng ký

Khi hệ thống hiển thị thông báo đăng ký thành công, nhấn Hoàn thành.

Bước 2: Cơ sở y tế Khai báo thông tin

Sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu vừa tạo để đăng nhập vào hệ thống và khai báo thông tin.

Cơ sở y tế điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, sau đó chọn “Gửi hồ sơ” để hoàn tất việc khai báo.

Lưu ý: Sau khi gửi hồ sơ, cơ sở y tế cần đăng nhập lại sau vài ngày để kiểm tra trạng thái phê duyệt, nhận mã liên thông hoặc cập nhật hồ sơ nếu có yêu cầu.

Bước 3: Cập nhật trạng thái hồ sơ vừa sửa đổi (nếu nhà quản lý yêu cầu)

Nếu nhà quản lý đã kiểm tra và phản hồi về hồ sơ đăng ký,khi đăng nhập, cơ sở y tế có thể kiểm tra tại mục “Trạng thái hồ sơ”.

Nếu trạng thái là “Hồ sơ yêu cầu cập nhật”, cơ sở khám chữa bệnh cần chỉnh sửa các thông tin còn sai hoặc thiếu theo nội dung phản hồi, sau đó nhấn “Gửi hồ sơ” để gửi lại. Khi cập nhật thành công, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái chờ nhà quản lý xem xét lại.

Hồ sơ yêu cầu cập nhật

Nếu hồ sơ đã được phê duyệt, khi đăng nhập, cơ sở y tế sẽ thấy trạng thái “Hồ sơ đã được phê duyệt” và “Mã liên thông”.

Hồ sơ đã được phê duyệt

Lưu ý:

• Cơ sở y tế sử dụng mã liên thông cùng mật khẩu đã khởi tạo để cung cấp cho đơn vị phần mềm HIS, phục vụ việc cấu hình kết nối và gắn thông tin này vào phiên đăng nhập cũng như dữ liệu đơn thuốc theo yêu cầu của Bộ Y tế.

• Từ thời điểm được cấp mã liên thông, cơ sở y tế cũng có thể dùng mã này thay cho tên đăng nhập trước đây, kết hợp với mật khẩu đã tạo để truy cập hệ thống.

5.3. Cách đăng ký mã liên thông cho bác sĩ

Đối với bác sĩ kê đơn, quy trình đăng ký và cấp mã liên thông trên Hệ thống đơn thuốc Quốc gia được thực hiện như sau:

Lưu ý: Cơ sở nơi bác sĩ làm việc toàn thời gian cần hoàn tất khai báo và được cấp mã liên thông cơ sở trước. Sau đó, bác sĩ mới có thể khai báo thông tin để đề nghị cấp mã liên thông bác sĩ.

Bước 1: Đăng ký tài khoản cho Bác sĩ

Truy cập cổng đăng ký của Hệ thống đơn thuốc Quốc gia: donthuocquocgia.vn

Chọn “Đăng ký bác sĩ”

Tạo tên đăng nhập và mật khẩu, rồi nhấn “Đăng ký” để khởi tạo tài khoản

Bước 2: Khai báo thông tin Bác sĩ

Bác sĩ sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu vừa tạo để đăng nhập vào hệ thống. Sau đó điền đầy đủ thông tin theo các trường được yêu cầu.

Sau khi điền thông tin chọn “Gửi hồ sơ cho cơ sở” để hoàn thiện việc khai báo.

Lưu ý: Sau khi gửi hồ sơ, bác sĩ cần đăng nhập lại sau vài ngày để kiểm tra trạng thái phê duyệt, nhận mã liên thông hoặc cập nhật hồ sơ nếu có yêu cầu.

Bước 3: Cập nhật trạng thái hồ sơ (nếu cơ sở hoặc nhà quản lý yêu cầu)

Bác sĩ theo dõi trạng thái hồ sơ của mình ở 2 mục: “Trạng thái hồ sơ – duyệt bởi đơn vị quản lý” và “Trạng thái hồ sơ – duyệt bởi cơ sở khám chữa bệnh”.

Nếu trạng thái hồ sơ là “Yêu cầu cập nhật”, bác sĩ cần chỉnh sửa các thông tin còn thiếu hoặc chưa chính xác theo yêu cầu của cơ sở khám chữa bệnh hoặc nhà quản lý. Sau khi hoàn tất, nhấn “Gửi hồ sơ”. Hệ thống sẽ thông báo “Hồ sơ cập nhật thành công”. Bác sĩ có thể đăng nhập lại sau đó để kiểm tra phản hồi mới.

Kiểm tra và cập nhật hồ sơ theo yêu cầu

Nếu hồ sơ đã được phê duyệt, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái “Hồ sơ đã được phê duyệt” kèm “Mã liên thông”.

Trạng thái hồ sơ được phê duyệt

Lưu ý:

• Bác sĩ sử dụng mã liên thông và mật khẩu để cung cấp cho các đơn vị phần mềm HIS tại cơ sở làm việc chính và các cơ sở làm việc ngoài giờ, phục vụ việc gắn thông tin vào phiên đăng nhập và đơn thuốc theo quy định của Bộ Y tế.

• Sau khi có mã liên thông, bác sĩ có thể dùng mã này thay cho tên đăng nhập đã tạo trước đó, kết hợp với mật khẩu hiện có để đăng nhập vào hệ thống.

6. Phần mềm liên thông đơn thuốc quốc gia cần đáp ứng gì?

Để liên thông đơn thuốc thuận lợi, cơ sở y tế không chỉ cần một phần mềm có chức năng kê đơn, mà cần hệ thống có khả năng kết nối dữ liệu với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia. Khi lựa chọn hoặc nâng cấp phần mềm, có thể ưu tiên một số tiêu chí sau:

• Hỗ trợ kê đơn thuốc điện tử: Cho phép bác sĩ lập đơn trên phần mềm với các trường thông tin cần thiết về người bệnh, thuốc, liều dùng và hướng dẫn sử dụng theo quy định.

• Kết nối với Hệ thống đơn thuốc Quốc gia: Có sẵn cổng kết nối API hoặc middleware tương thích với chuẩn kỹ thuật do Bộ Y tế/Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia công bố.

• Tự động gửi dữ liệu, hạn chế nhập lại thủ công: Dữ liệu chỉ cần nhập một lần khi kê đơn, sau đó tự động đồng bộ lên hệ thống, giảm tối đa thao tác lặp lại và nguy cơ sai lệch số liệu giữa các hệ thống.

• Theo dõi trạng thái gửi và phản hồi dữ liệu: Phần mềm cần hiển thị rõ trạng thái đơn thuốc đã gửi thành công, đang xử lý hay gặp lỗi, giúp cơ sở kịp thời phát hiện và xử lý sự cố.

• Được cập nhật khi yêu cầu kết nối thay đổi: Khi Hệ thống đơn thuốc Quốc gia thay đổi chuẩn dữ liệu hoặc cách thức kết nối, nhà cung cấp phần mềm cần cập nhật để việc liên thông không bị gián đoạn.

• Có hỗ trợ kỹ thuật khi phát sinh lỗi: Nếu gặp lỗi gửi đơn, lỗi kết nối hoặc lỗi dữ liệu, cơ sở cần có đầu mối kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm để xử lý kịp thời.

Từ các yêu cầu trên, cơ sở nên lựa chọn giải pháp phù hợp với đúng vai trò của mình trong quy trình kê đơn và bán thuốc, thay vì sử dụng một phần mềm chung cho mọi nghiệp vụ.

Ví dụ trong hệ sinh thái giải pháp y tế số của VNPT, VNPT Home & Clinic phù hợp với phòng khám và cơ sở khám chữa bệnh, với các chức năng hỗ trợ quản lý nghiệp vụ, kê đơn điện tử và liên thông đơn thuốc. Trong khi đó, VNPT Pharmacy tập trung vào quản lý nhà thuốc, nghiệp vụ dược và liên thông dữ liệu với Hệ thống Dược Quốc gia. Hai giải pháp phục vụ những mắt xích khác nhau trong quá trình số hóa hoạt động kê đơn, cấp phát và bán thuốc.

Để được tư vấn giải pháp y tế số phù hợp với nhu cầu của từng cơ sở, khách hàng vui lòng liên hệ VNPT qua hotline miễn phí 1800 1260 hoặc VNPT tỉnh/thành phố gần nhất.

VNPT Home & Clinic và VNPT Pharmacy hỗ trợ cơ sở khám chữa bệnh, nhà thuốc thực hiện liên thông dữ liệu đơn thuốc.

7. Lỗi thường gặp khi liên thông đơn thuốc quốc gia

Quá trình liên thông đơn thuốc quốc gia có thể xảy ra một số vấn đề sau:

• Không gửi được đơn thuốc: Trước tiên cần kiểm tra kết nối Internet, trạng thái phần mềm và thông báo lỗi hiển thị trên hệ thống. Nếu lỗi tiếp tục xảy ra, cơ sở nên liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm để kiểm tra kết nối liên thông.

• Sai mã liên thông cơ sở hoặc bác sĩ: Cần đối chiếu lại mã được cấp trên Hệ thống đơn thuốc Quốc gia với thông tin đang khai báo trên phần mềm. Trường hợp hồ sơ chưa được phê duyệt hoặc thông tin chưa chính xác, cần cập nhật lại theo yêu cầu trên hệ thống.

• Bác sĩ chưa được thêm vào cơ sở: Bác sĩ cần khai báo đúng cơ sở làm việc và được cơ sở, đơn vị quản lý phê duyệt hồ sơ. Nếu chưa hoàn tất bước này, cần kiểm tra lại trạng thái hồ sơ trước khi thực hiện liên thông.

• Đơn đã kê nhưng chưa ghi nhận trên hệ thống: Có thể do độ trễ đồng bộ hoặc lỗi truyền tải. Nếu đơn chưa được tiếp nhận, cần kiểm tra thông báo lỗi hoặc gửi lại theo hướng dẫn của phần mềm.

• Phần mềm không đồng bộ dữ liệu: Lỗi có thể phát sinh khi một số trường thông tin trong đơn thuốc chưa đầy đủ hoặc không đúng định dạng yêu cầu. Khi đó, cần kiểm tra nội dung cảnh báo, chỉnh sửa dữ liệu và thực hiện gửi lại.

5 lỗi thường gặp trong quá trình liên thông đơn thuốc quốc gia

Liên thông đơn thuốc quốc gia không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc với các cơ sở khám chữa bệnh và cơ sở bán lẻ thuốc theo lộ trình của Bộ Y tế. Chuẩn bị đầy đủ tài khoản, mã liên thông, phần mềm phù hợp và hạ tầng kỹ thuật ngay từ bây giờ sẽ giúp cơ sở tránh rủi ro về tiến độ và tuân thủ quy định.

Để được tư vấn giải pháp y tế số phù hợp với nhu cầu của từng cơ sở, vui lòng liên hệ VNPT qua hotline miễn phí 1800 1260 hoặc VNPT tỉnh/thành phố gần nhất.